أولاً : الآليات والإجراءات

تتبع الجمعية آليات وإجراءات منظمة محدودة لاتخاذ القرارات والتظلمات في الوقت المناسب، وهي كالآتي:

1. يتم تسجيل جميع طلبات المساعدات والتظلمات في النظام الآلي “نظام جمعيتـي” ، وإشعار مقدم الطلب برقم الطلب المقدم إلكترونياً عبر رسالة نصية يرسلها النظام.
2. يتم النظر في الطلبات بحسب الصلاحيات الممنوحة في النظام على ألا يتجاوز مدة البت في الطلب أكثر من خمسة أيام عمل، وعشرة أيام عمل إذا تم إحالة الطلب إلى البحث الميداني أو هيئة المكتب، وخمسة عشر يوم عمل إذا تم إحالة الطلب إلى مجلس الإدارة.
3. إشعار مقدم الطلب عـبر الرسائل النصية القصيرة بنتيجة القرار المتخذ مع تذييل الرد بإمكانية تقديم تظلم لمجلس الإدارة مشفوعاً بمبررات جديدة.
4. في حال تم تقديم تظلم، فإن التظلم يمرر بحسب التسلسل الهرمي في اتخاذ القرار، وإذا تمت الموافقة عليه، يتم اتخاذ الإجراءات المتبعة في صرف المساعدة، ولا يحق رفض التظلم إلا من قبل هيئة المكتب، مالم تقوم هيئة المكتب برفعه إلى مجلس الإدارة.
5. ينعقد اجتماع هيئة المكتب للبت في الطلبات بناءً على دعوة من أمين السر، وإذا تعذر انعقاد الاجتماع لأكثـر من أسبوع، جاز للرئاسة البت في الطلبات نيابة عن هيئة المكتب، على أن يقوم أمين السر بإطلاع هيئة المكتب بالقرارات المتخذة نتيجة عدم انعقاده.
6. يحق لرئيس المساعدات في حال عدم موافقة هيئة المكتب على التوصية بشأن المساعدة، برفع الحالة إلى مجلس الإدارة للنظر فيها.
7. يحق للرئاسة البت في الطلب في أي مرحلة، في حال تأخر المخول بالنظر في الطلب أكثر من يومين من تحويل الطلب إليه ، كما يحق للرئاسة إرجاع الطلب لأي من المخولين في حال أن القرار لا يتماشى مع دليل المساعدات أو سياسة الجمعية، وفي حال لم يتم التوافق مع توصية الرئاسة بشأن المساعدة، يتم إحالة الطلب إلى هيئة المكتب بحسب الإجراءات المتبعة.
8. يحق لهيئة المكتب استثناء بعض معايير تحديد نصيب الفرد، بناءً على توصية من رئيس المساعدات لأسرة معينة ، ويكون ذلك فقط لضم الأسرة إلى فئة الأسر الشهرية أو الموسمية .
9. يحق لهيئة المكتب، بعد توصية رئيس المساعدات، باستثناء بعض الأسر من المعايير المحددة لمختلف المساعدات، وتعرض الحالات الاستثنائية، الـتي تم اتخاذ القرار بها، على مجلس الإدارة في أول اجتماع له في حال تجاوز مقـترح الاستثناء ألف دينار ، وتكون أمانة السر مسئولة عن تنظيم هذه الإجراءات.
10. يحق لمجلس الإدارة فقط اقتـراح مساعدات جديدة غير مدرجة في هذا الدليل ، أو النظر في طلب مساعدة بشكل مباشر، بناءً على طلب من رئيس المجلس، وفي حال الموافقة على المساعدة، يتم إدراج طلبات المساعدات المشابهة ضمن اختصاصات لجنة المساعدات، مالم يقرر مجلس الإدارة غير ذلك.
11. يكون لعضو مجلس الإدارة ، أو أحد أعضاء الجمعية العمومية ، أو المؤمنين الثقات في المجتمع، الحق في تزكية احتياج الأسرة للمساعدة ، ويعتبر رأيه عاملاً مساعداً في اتخاذ القرار من قبل رئيس المساعدات أو هيئة المكتب أو مجلس الإدارة.

صلاحيات البت في الطلبات

لسرعة تقديم الخدمات إلى الأسر المتعففة ، فإنه يتم النظر في الطلبات وفق المعايير المحددة في دليل المساعدات، وبحسب الصلاحيات التالية:

ثانياً: السياسات المتبعة لصون كرامة الأسر المتعففة المسجلة لدى الجمعية

1. تقليل حضور الأسر المسجلة إلى مبـنى الجمعية قدر الإمكان ، وذلك بالعمل على اتخاذ مختلف الوسائل لإيصال مساعداتها دون الحاجة للحضور لمقر الجمعية.
2. عدم تزويد أي جهة غير حكومية ببيانات الأسر المسجلة في الجمعية، ما لم يكن في ذلك مصلحة إلى الأسر المتعففة.
3. عند البت في الطلب من قبل هيئة المكتب أو مجلس الإدارة، يتم الإشارة إلى الأسرة برقمها، دون ذكر اسم الأسرة ،وفي حال لم يتم تحديد رقم للأسرة بعد، يتم الإشارة برقم الحالة أو رقم الطلب.
4. عند تقديم مساعدات في مقر الجمعية ، وتطلب ذلك وضع كشوف بالأسر المستحقة لتوثيق عملية استلامها، يتم الإشارة في الكشوف فقط إلى رقم الأسرة، دون ذكر إسم الأسرة.
5. يطبع هذا الدليل (الطبعة الثالثة) ويوزع على الأسر المسجلة في الجمعية أو الجديدة بعد اعتمادها.